" Dokumenten- und Workflowmanagement "

Die Situation:

Innerhalb ihres Unternehmens werden große Mengen an technischen und kaufmännischen Dokumenten erzeugt, vervielfältigt und zur Weiterverarbeitung weitergeleitet. Weiterhin werden elektronische Dokumente (Word, Excel, Power-Point usw.) erzeugt und gespeichert, E-Mails versendet und empfangen. In den unterschiedlichsten IT-Systemen werden ebenfalls Daten erzeugt verarbeitet und gespeichert. Technische Dokumente wie Bauzeichnungen, Grundrisspläne, Rohrleitungs- und Instrumentierungsschematas werden elektronisch, per CAD, erzeugt, bearbeitet und ebenfalls archiviert.

Der gesamte Dokumentenbestand soll revisionssicher in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert und von jedem DMS-Arbeitsplatz für den autorisierten Benutzer zugänglich gemacht werden. Weiterhin soll eine automatische Verteilung der Dokumente elektronisch und nach strukturierten Arbeitsabläufen vorgenommen werden.

Die Lösung:

Wir analysieren den vorhandenen Dokumentenbestand und ermitteln die Menge an körperlich und elektronisch gespeicherten Dokumenten, sowie deren jährliche Zuwächse. Weiterhin werden die logistischen Abläufe (Geschäftsprozesse) aufgenommen und ggf. optimiert. Die in den Abläufen benötigten Dokumentenarten werden den einzelnen Prozessen zugeordnet. Die aus der Analyse gewonnenen Erkenntnisse fließen in eine Anforderungsspezifikation, zur Auswahl eines Dokumenten- und Workflow-Managementsytems, ein.

In einem zweiten Schritt wird, anhand der Anforderungsspezifikation, ein auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnittenes Dokumentenmanagementsystem ausgewählt.

Die Implementierung des Dokumentenmanagementsystems wird vom Systemlieferant vorgenommen, wir übernehmen die Dokumenteneingabe und die Deskription (Verschlagwortung) der einzustellenden Unterlagen, anhand der in den einzelnen Bereichen und Abteilungen ermittelten Suchkriterien und Vorgaben.


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